EBT Academy - Event Checklistor

📋 Event Checklistor

EBT Academy - Strukturerad planering för viktiga händelser

📅 Välj Event-Datum

Alla deadlines räknas ut automatiskt baserat på detta datum

🎥

Webinarium

Informationswebinarium om utbildningar

🚀

Kursstart

Lansering av ny utbildningskurs

🏢

Öppet Hus

Fysiska informationsträffar

💻

Digitala Teammöten

Interna planeringsmöten

🎥 Webinarium - Checklista

Klara

Totalt

Framsteg

⏰ 4 veckor innan

Bestäm datum och tid för webinariet

Välj datum som inte krockar med helgdagar eller andra stora events. Testa olika tider (18:00-19:00 funkar ofta bra för målgruppen).

Boka presentatörer och gästtalare

Bekräfta vilka från teamet som ska medverka. Överväg att bjuda in en tidigare student för testimonial.

Skapa webinar-presentation (PowerPoint/Keynote)

Inkludera: EBT:s värdeförslag, kursinformation, studentberättelser, pricing, nästa steg. Max 20-25 slides.

Säkerställ bildmaterial för marknadsföring

Skapa/samla grafik för: sociala medier posts, stories, annonser, hemsida banner. Minst 3-5 olika varianter.

⏰ 3 veckor innan

Uppdatera hemsidan med webinar-information

Lägg till: datum, tid, agenda, registreringslänk. Säkerställ att rätt datum visas och rätt tag är infogad i formuläret.

Skapa registreringsformulär med automation

Använd Zoom/Cortexio/annat verktyg. Sätt upp automatiska bekräftelsemails och påminnelser (3 dagar, 1 dag, 1 timme innan).

Starta marknadsföringen - Fas 1

Facebook/Instagram annonser, email till befintlig databas, organiska posts på alla kanaler.

Publicera 2-3 teaser-posts på sociala medier

"Vad du kommer lära dig", "Möt vår expert", "Varför bli PT nu?" typ posts.

⏰ 1 vecka innan

Testa teknisk setup (Zoom/annat verktyg)

Ljudkvalitet, videokvalitet, screen-sharing, presentation mode, inspelning. Gör en full dry-run med teamet.

Förbered Q&A-dokument med vanliga frågor

Samla top 20 frågor och svar. Inkludera: priser, CSN, jobbmöjligheter, tid åtgång, certifieringar.

Skicka påminnelse till registrerade deltagare

Email med: zoom-länk, vad de ska förbereda, agenda, vad händer efter webinaret.

Boost marknadsföring - Fas 2

Öka annonsbudget, publicera reminder-posts, skicka sista-chansen email till de som inte registrerat sig.

⏰ Dagen innan

Publicera 3 stories + 1 feed-post som påminnelse

Stories: Countdown-sticker, bakom kulisserna, "Vi ses imorgon!", Feed: Professionell reminder med registreringslänk.

Skicka 24-timmars påminnelse-email

Inkludera zoom-länk igen, vad de ska ha redo (anteckningar, frågor), påminnelse om tid.

Slutgiltig teknik-check

Testa ljud, video, internet-hastighet, backup-plan (mobil hotspot?), ha support-nummer redo.

⏰ Event-dagen

Skicka 1-timmes påminnelse-email

Kort och konkret: "Vi startar om 1 timme! Här är zoom-länken:"

Öppna rummet 15 min innan - spela musik/välkomstslide

Ha en värd som välkomnar folk i chatten medan de kommer in.

Genomför webinar + inspelning

Följ agendan, var energisk, interagera med deltagare, svara på frågor live.

Skicka omedelbar follow-up email

Tack-mail med: inspelningslänk, presentation PDF, nästa steg (boka samtal?), specialerbjudande.

🚀 Kursstart - Checklista

Klara

Totalt

Framsteg

⏰ 6 veckor innan

Bekräfta kursstart-datum och schema

Dubbel-kolla med lokaler/instruktörer. Lägg in i Google Calendar och dela med teamet.

Uppdatera Cortexio-studieplattform med nytt kursintag

Skapa kohort, sätt deadline för assignments, ladda upp uppdaterat material.

Skapa välkomstpaket för nya studenter

Digitalt PDF: schema, vad som förväntas, community-regler, kontaktuppgifter, resurser.

⏰ 4 veckor innan

Lansera marknadsföringskampanj

Ads på Facebook/Instagram, email-kampanj till leads, organiska posts. Fokus: "Sista chansen att anmäla sig!"

Uppdatera hemsida med startdatum

Tydlig CTA: "Nästa start: [DATUM]". Countdown-timer om möjligt.

Bekräfta instruktörer och gästföreläsare

Email med datum, tid, ämne. Be dem förbereda presentationer 2 veckor innan.

⏰ 2 veckor innan

Skicka välkomst-email till alla anmälda studenter

Inkludera: välkomstpaket PDF, inloggning till Cortexio, schema, förberedelse-uppgifter.

Skapa Facebook/WhatsApp-grupp för kohorten

Privat grupp för networking, frågor, support. Presentera community-regler.

Förbered välkomst-presentation för dag 1

Inkludera: EBT story, team intro, kursöversikt, förväntningar, icebreaker-aktivitet.

Dubbelkolla lokal/tech-setup (om fysisk kurs)

Projektor, wifi, ljudsystem, whiteboard-pennor, fika-beställning, namnbrickor.

⏰ 1 vecka innan

Skicka påminnelse-email med praktisk info

Adress, parkering, vad man ska ta med, klädkod (om praktisk träning), matsituation.

Publicera välkomst-video från lärare

Personlig video (2-3 min) där instruktör välkomnar och bygger förväntningar.

Sista-chansen social media push

3 stories + 1 feed-post: "Kursen startar nästa vecka! Sista platserna!"

⏰ Dagen innan

24-timmars påminnelse till studenter

SMS/Email: "Vi ses imorgon kl [TID]! Glöm inte [X]. Ses snart! 🚀"

Förbered välkomst-gåvor/material (om tillämpligt)

T-shirts, anteckningsböcker, pennor med EBT-logo, eventuella handouts för dag 1.

⏰ Kursstart-dagen

Kom 30 min tidigt - sätt upp rummet

Testa teknik, sätt fram fika/vatten, ladda upp presentation, skapa välkomnande atmosfär med musik.

Ta välkomst-foto av kohorten för sociala medier

Gruppbild med alla studenter. Be om tillstånd att publicera. Använd för marketing senare.

Publicera "Vi har startat!"-content på sociala medier

Live stories från första dagen, gruppbild, excited energy. Tagga studenter som vill.

🏢 Öppet Hus - Checklista

Klara

Totalt

Framsteg

⏰ 4 veckor innan

Boka lokal (SATS/Fitness24Seven/annat)

Bekräfta tillgång till projektor, wifi, sittplatser för 30-50 personer. Be om skriftlig bekräftelse.

Planera agenda för öppet hus

T.ex.: Intro (10 min), Utbildningsöversikt (20 min), Student testimonial (10 min), Q&A (15 min), Mingel (15 min).

Bjud in tidigare studenter som ambassadörer

2-3 alumner som kan dela sin story och svara på frågor. Erbjud dem fri fika.

⏰ 3 veckor innan

Skapa Facebook Event + Eventbrite-sida

Detaljerad beskrivning, agenda, vad besökare får med sig, registreringsformulär.

Uppdatera hemsida med event-info

Dedikerad landningssida: datum, plats, karta, registrering, vad som händer.

Lansera marknadsföringskampanj

Facebook/Instagram ads med lokal targeting (Stockholm/Göteborg/Malmö), email till databas.

Skapa event-material för marknadsföring

Grafik, videos, flyers. "Kom och träffa oss IRL!"

⏰ 1 vecka innan

Beställ fika och dryck

Kaffe, te, vatten, frukt, bullar/kakor. Räkna med 20-30% mer än antal anmälda.

Förbered print-material

Flyers om utbildningarna, pricing-sheets, broschyrer, visitkort, namnbrickor.

Skicka påminnelse till registrerade

Email med: adress, parkering-info, agenda, vad de kan förvänta sig.

Förbered presentationen

PowerPoint/Keynote med: EBT intro, student success stories, utbildningsinfo, pricing, nästa steg.

Boost social media marknadsföring

Dagliga stories: countdown, speaker-spotlights, "varför du ska komma".

⏰ Dagen innan

Slutlig påminnelse - 3 stories + 1 feed-post

Stories: "Vi ses imorgon!", location-tag, team preparations. Feed: Professionell reminder.

Packa allt material

Laptop, projektor-adapter, flyers, visitkort, namnbrickor, dekoration (EBT-banner?), giveaways.

Bekräfta med alumner och team

SMS/call: "Ses imorgon kl [TID]. Kom 30 min tidigt för setup!"

⏰ Event-dagen

Kom 1 timme tidigt - setup

Sätt upp stolar, testa projektor/ljud, lägg fram fika, skyltar, check-in desk med namnbrickor.

Delegera roller till teamet

1 person = välkomnar vid dörren, 1 = minglar, 1 = presenterar, 1 = tar foton/video.

Genomför event + dokumentera med foton/video

Live stories under eventet, gruppfoton, quotes från deltagare. Be om tillstånd först.

Följ upp samma kväll via email

Tack-mail till alla som kom: recap, presentation PDF, nästa steg (boka konsultation?), special offer.

💻 Digitala Teammöten - Checklista

Klara

Totalt

Framsteg

⏰ 1 vecka innan

Skicka kalenderinbjudan med Zoom-länk

Inkludera: datum, tid, Zoom-länk, backup-länk, agenda, förberedelse-material.

Skapa och dela mötesagenda i förväg

Google Doc/Notion: Tydliga punkter, tidsallokering, vem som äger varje punkt, förväntade outcomes.

Skicka ut förberedelsematerial

Dokument att läsa innan, data att granska, beslut att förbereda åsikter om.

Be teamet förbereda updates/rapporter

Email: "Var beredd att dela 3-min update om ditt område". Undvik långa rapporter i mötet.

⏰ Dagen innan

Skicka påminnelse med agenda

Kort email/Slack: "Möte imorgon kl [TID]. Se agenda här: [LÄNK]. Glöm inte att förbereda [X]."

Förbered presentation/slides (om tillämpligt)

PowerPoint/Keynote med key data, visualiseringar, förslag. Håll det koncist - max 10 slides.

Testa Zoom-setup

Kamera, mikrofon, internet-hastighet, screen-sharing, inspelning (om du ska spela in).

Förbered mötesanteckningar-dokument

Google Doc med agenda + utrymme för notes, beslut, action items. Dela länken i förväg.

⏰ 30 minuter innan

Öppna Zoom-rummet tidigt

Testa att allt fungerar. Ha välkomstslide uppe. Släpp in folk som kommer tidigt.

Stäng av notifikationer och distraktioner

Sätt telefon på tyst, stäng email, Slack på paus, fokusläge på dator.

Skicka sista-minuten påminnelse

Slack/SMS: "Mötet startar om 30 min! Zoom-rummet är öppet."

⏰ Under mötet

Starta punktligt och välkomna alla

Kort check-in (2 min), gå igenom agendan, sätt förväntningar på tid.

Dokumentera beslut och action items i realtid

Någon antecknar i shared doc. Varje beslut = vem äger, deadline, next steps.

Håll tid och följ agendan

Avbryt diplomatiskt om diskussionen spårar ur. "Låt oss ta det offline."

⏰ Inom 2 timmar efter mötet

Skicka mötessammanfattning till alla deltagare

Email med: key decisions, action items (vem + deadline), nästa möte, länk till anteckningar.