fbpx
EBT Academy - Event Checklistor

📋 Event Checklistor

EBT Academy - Strukturerad planering för viktiga hÀndelser

📅 VĂ€lj Event-Datum

Alla deadlines rÀknas ut automatiskt baserat pÄ detta datum

đŸŽ„

Webinarium

Informationswebinarium om utbildningar

🚀

Kursstart

Lansering av ny utbildningskurs

🏱

Öppet Hus

Fysiska informationstrÀffar

đŸ’»

Digitala Teammöten

Interna planeringsmöten

đŸŽ„ Webinarium - Checklista

0
Klara
20
Totalt
0%
Framsteg
0%

⏰ 4 veckor innan

BestÀm datum och tid för webinariet
VÀlj datum som inte krockar med helgdagar eller andra stora events. Testa olika tider (18:00-19:00 funkar ofta bra för mÄlgruppen).
Boka presentatörer och gÀsttalare
BekrĂ€fta vilka frĂ„n teamet som ska medverka. ÖvervĂ€g att bjuda in en tidigare student för testimonial.
Skapa webinar-presentation (PowerPoint/Keynote)
Inkludera: EBT:s vÀrdeförslag, kursinformation, studentberÀttelser, pricing, nÀsta steg. Max 20-25 slides.
SÀkerstÀll bildmaterial för marknadsföring
Skapa/samla grafik för: sociala medier posts, stories, annonser, hemsida banner. Minst 3-5 olika varianter.

⏰ 3 veckor innan

Uppdatera hemsidan med webinar-information
LÀgg till: datum, tid, agenda, registreringslÀnk. SÀkerstÀll att rÀtt datum visas och rÀtt tag Àr infogad i formulÀret.
Skapa registreringsformulÀr med automation
AnvÀnd Zoom/Cortexio/annat verktyg. SÀtt upp automatiska bekrÀftelsemails och pÄminnelser (3 dagar, 1 dag, 1 timme innan).
Starta marknadsföringen - Fas 1
Facebook/Instagram annonser, email till befintlig databas, organiska posts pÄ alla kanaler.
Publicera 2-3 teaser-posts pÄ sociala medier
"Vad du kommer lÀra dig", "Möt vÄr expert", "Varför bli PT nu?" typ posts.

⏰ 1 vecka innan

Testa teknisk setup (Zoom/annat verktyg)
Ljudkvalitet, videokvalitet, screen-sharing, presentation mode, inspelning. Gör en full dry-run med teamet.
Förbered Q&A-dokument med vanliga frÄgor
Samla top 20 frÄgor och svar. Inkludera: priser, CSN, jobbmöjligheter, tid ÄtgÄng, certifieringar.
Skicka pÄminnelse till registrerade deltagare
Email med: zoom-lÀnk, vad de ska förbereda, agenda, vad hÀnder efter webinaret.
Boost marknadsföring - Fas 2
Öka annonsbudget, publicera reminder-posts, skicka sista-chansen email till de som inte registrerat sig.

⏰ Dagen innan

Publicera 3 stories + 1 feed-post som pÄminnelse
Stories: Countdown-sticker, bakom kulisserna, "Vi ses imorgon!", Feed: Professionell reminder med registreringslÀnk.
Skicka 24-timmars pÄminnelse-email
Inkludera zoom-lÀnk igen, vad de ska ha redo (anteckningar, frÄgor), pÄminnelse om tid.
Slutgiltig teknik-check
Testa ljud, video, internet-hastighet, backup-plan (mobil hotspot?), ha support-nummer redo.

⏰ Event-dagen

Skicka 1-timmes pÄminnelse-email
Kort och konkret: "Vi startar om 1 timme! HÀr Àr zoom-lÀnken:"
Öppna rummet 15 min innan - spela musik/vĂ€lkomstslide
Ha en vÀrd som vÀlkomnar folk i chatten medan de kommer in.
Genomför webinar + inspelning
Följ agendan, var energisk, interagera med deltagare, svara pÄ frÄgor live.
Skicka omedelbar follow-up email
Tack-mail med: inspelningslÀnk, presentation PDF, nÀsta steg (boka samtal?), specialerbjudande.

🚀 Kursstart - Checklista

0
Klara
18
Totalt
0%
Framsteg
0%

⏰ 6 veckor innan

BekrÀfta kursstart-datum och schema
Dubbel-kolla med lokaler/instruktörer. LÀgg in i Google Calendar och dela med teamet.
Uppdatera Cortexio-studieplattform med nytt kursintag
Skapa kohort, sÀtt deadline för assignments, ladda upp uppdaterat material.
Skapa vÀlkomstpaket för nya studenter
Digitalt PDF: schema, vad som förvÀntas, community-regler, kontaktuppgifter, resurser.

⏰ 4 veckor innan

Lansera marknadsföringskampanj
Ads pÄ Facebook/Instagram, email-kampanj till leads, organiska posts. Fokus: "Sista chansen att anmÀla sig!"
Uppdatera hemsida med startdatum
Tydlig CTA: "NÀsta start: [DATUM]". Countdown-timer om möjligt.
BekrÀfta instruktörer och gÀstförelÀsare
Email med datum, tid, Àmne. Be dem förbereda presentationer 2 veckor innan.

⏰ 2 veckor innan

Skicka vÀlkomst-email till alla anmÀlda studenter
Inkludera: vÀlkomstpaket PDF, inloggning till Cortexio, schema, förberedelse-uppgifter.
Skapa Facebook/WhatsApp-grupp för kohorten
Privat grupp för networking, frÄgor, support. Presentera community-regler.
Förbered vÀlkomst-presentation för dag 1
Inkludera: EBT story, team intro, kursöversikt, förvÀntningar, icebreaker-aktivitet.
Dubbelkolla lokal/tech-setup (om fysisk kurs)
Projektor, wifi, ljudsystem, whiteboard-pennor, fika-bestÀllning, namnbrickor.

⏰ 1 vecka innan

Skicka pÄminnelse-email med praktisk info
Adress, parkering, vad man ska ta med, klÀdkod (om praktisk trÀning), matsituation.
Publicera vÀlkomst-video frÄn lÀrare
Personlig video (2-3 min) dÀr instruktör vÀlkomnar och bygger förvÀntningar.
Sista-chansen social media push
3 stories + 1 feed-post: "Kursen startar nÀsta vecka! Sista platserna!"

⏰ Dagen innan

24-timmars pÄminnelse till studenter
SMS/Email: "Vi ses imorgon kl [TID]! Glöm inte [X]. Ses snart! 🚀"
Förbered vÀlkomst-gÄvor/material (om tillÀmpligt)
T-shirts, anteckningsböcker, pennor med EBT-logo, eventuella handouts för dag 1.

⏰ Kursstart-dagen

Kom 30 min tidigt - sÀtt upp rummet
Testa teknik, sÀtt fram fika/vatten, ladda upp presentation, skapa vÀlkomnande atmosfÀr med musik.
Ta vÀlkomst-foto av kohorten för sociala medier
Gruppbild med alla studenter. Be om tillstÄnd att publicera. AnvÀnd för marketing senare.
Publicera "Vi har startat!"-content pÄ sociala medier
Live stories frÄn första dagen, gruppbild, excited energy. Tagga studenter som vill.

🏱 Öppet Hus - Checklista

0
Klara
19
Totalt
0%
Framsteg
0%

⏰ 4 veckor innan

Boka lokal (SATS/Fitness24Seven/annat)
BekrÀfta tillgÄng till projektor, wifi, sittplatser för 30-50 personer. Be om skriftlig bekrÀftelse.
Planera agenda för öppet hus
T.ex.: Intro (10 min), Utbildningsöversikt (20 min), Student testimonial (10 min), Q&A (15 min), Mingel (15 min).
Bjud in tidigare studenter som ambassadörer
2-3 alumner som kan dela sin story och svara pÄ frÄgor. Erbjud dem fri fika.

⏰ 3 veckor innan

Skapa Facebook Event + Eventbrite-sida
Detaljerad beskrivning, agenda, vad besökare fÄr med sig, registreringsformulÀr.
Uppdatera hemsida med event-info
Dedikerad landningssida: datum, plats, karta, registrering, vad som hÀnder.
Lansera marknadsföringskampanj
Facebook/Instagram ads med lokal targeting (Stockholm/Göteborg/Malmö), email till databas.
Skapa event-material för marknadsföring
Grafik, videos, flyers. "Kom och trÀffa oss IRL!"

⏰ 1 vecka innan

BestÀll fika och dryck
Kaffe, te, vatten, frukt, bullar/kakor. RÀkna med 20-30% mer Àn antal anmÀlda.
Förbered print-material
Flyers om utbildningarna, pricing-sheets, broschyrer, visitkort, namnbrickor.
Skicka pÄminnelse till registrerade
Email med: adress, parkering-info, agenda, vad de kan förvÀnta sig.
Förbered presentationen
PowerPoint/Keynote med: EBT intro, student success stories, utbildningsinfo, pricing, nÀsta steg.
Boost social media marknadsföring
Dagliga stories: countdown, speaker-spotlights, "varför du ska komma".

⏰ Dagen innan

Slutlig pÄminnelse - 3 stories + 1 feed-post
Stories: "Vi ses imorgon!", location-tag, team preparations. Feed: Professionell reminder.
Packa allt material
Laptop, projektor-adapter, flyers, visitkort, namnbrickor, dekoration (EBT-banner?), giveaways.
BekrÀfta med alumner och team
SMS/call: "Ses imorgon kl [TID]. Kom 30 min tidigt för setup!"

⏰ Event-dagen

Kom 1 timme tidigt - setup
SÀtt upp stolar, testa projektor/ljud, lÀgg fram fika, skyltar, check-in desk med namnbrickor.
Delegera roller till teamet
1 person = vÀlkomnar vid dörren, 1 = minglar, 1 = presenterar, 1 = tar foton/video.
Genomför event + dokumentera med foton/video
Live stories under eventet, gruppfoton, quotes frÄn deltagare. Be om tillstÄnd först.
Följ upp samma kvÀll via email
Tack-mail till alla som kom: recap, presentation PDF, nÀsta steg (boka konsultation?), special offer.

đŸ’» Digitala Teammöten - Checklista

0
Klara
15
Totalt
0%
Framsteg
0%

⏰ 1 vecka innan

Skicka kalenderinbjudan med Zoom-lÀnk
Inkludera: datum, tid, Zoom-lÀnk, backup-lÀnk, agenda, förberedelse-material.
Skapa och dela mötesagenda i förvÀg
Google Doc/Notion: Tydliga punkter, tidsallokering, vem som Àger varje punkt, förvÀntade outcomes.
Skicka ut förberedelsematerial
Dokument att lÀsa innan, data att granska, beslut att förbereda Äsikter om.
Be teamet förbereda updates/rapporter
Email: "Var beredd att dela 3-min update om ditt omrÄde". Undvik lÄnga rapporter i mötet.

⏰ Dagen innan

Skicka pÄminnelse med agenda
Kort email/Slack: "Möte imorgon kl [TID]. Se agenda hĂ€r: [LÄNK]. Glöm inte att förbereda [X]."
Förbered presentation/slides (om tillÀmpligt)
PowerPoint/Keynote med key data, visualiseringar, förslag. HÄll det koncist - max 10 slides.
Testa Zoom-setup
Kamera, mikrofon, internet-hastighet, screen-sharing, inspelning (om du ska spela in).
Förbered mötesanteckningar-dokument
Google Doc med agenda + utrymme för notes, beslut, action items. Dela lÀnken i förvÀg.

⏰ 30 minuter innan

Öppna Zoom-rummet tidigt
Testa att allt fungerar. Ha vÀlkomstslide uppe. SlÀpp in folk som kommer tidigt.
StÀng av notifikationer och distraktioner
SÀtt telefon pÄ tyst, stÀng email, Slack pÄ paus, fokuslÀge pÄ dator.
Skicka sista-minuten pÄminnelse
Slack/SMS: "Mötet startar om 30 min! Zoom-rummet Àr öppet."

⏰ Under mötet

Starta punktligt och vÀlkomna alla
Kort check-in (2 min), gÄ igenom agendan, sÀtt förvÀntningar pÄ tid.
Dokumentera beslut och action items i realtid
NÄgon antecknar i shared doc. Varje beslut = vem Àger, deadline, next steps.
HÄll tid och följ agendan
Avbryt diplomatiskt om diskussionen spÄrar ur. "LÄt oss ta det offline."

⏰ Inom 2 timmar efter mötet

Skicka mötessammanfattning till alla deltagare
Email med: key decisions, action items (vem + deadline), nÀsta möte, lÀnk till anteckningar.
×

Cart